POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Plataforma de Informes Técnicos de Campo e Interventoría (SaaS)

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la República de Colombia

Fecha de última actualización: Octubre de 2026

Versión: 1.0 (Borrador para revisión jurídica previa a lanzamiento comercial)

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón Social: [Nombre de la Empresa o Persona Natural Desarrolladora / Operadora del Servicio]
• NIT: [Número de Identificación Tributaria]
• Domicilio Principal: [Ciudad, Colombia]
• Correo Electrónico de Contacto: protecciondatos@[tudominio].com
• Canal de Atención: Panel Web / Bot Oficial de Telegram

2. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y procesamiento de datos personales de usuarios, profesionales de campo, contratistas e interventores que interactúan con la plataforma SaaS a través del Bot de Telegram, el Panel Web y sus APIs asociadas.

3. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS

3.1. Datos de Identificación y Contacto

• Nombres y apellidos.
• Número de documento de identidad (Cédula de Ciudadanía o de Extranjería).
• Identificador de usuario de Telegram (user_id, username).
• Correo electrónico corporativo o personal.
• Número de teléfono celular / WhatsApp.

3.2. Datos Profesionales y Laborales

• Número de Matrícula Profesional expedida por el COPNIA, CPNAA u órgano regulador correspondiente.
• Cargo o rol en el proyecto (ej. Director de Obra, Residente de Obra, Inspector SST, Interventor).
• Razón social y NIT de la empresa o consorcio contratante.

3.3. Datos Operativos y de Ubicación

• Georreferenciación (GPS): Coordenadas geográficas capturadas al inicio o durante el registro de visitas a obras e infraestructuras.
• Horarios de ingreso, permanencia y cierre de recorridos de inspección.

3.4. Datos Sensibles y Biométricos

• Registros Fotográficos: Fotografías capturadas en los frentes de obra que pueden contener incidentalmente imágenes del rostro o silueta de trabajadores, contratistas o transeúntes.
• Grabaciones de Voz: Notas de audio dictadas para la transcripción y estructuración de bitácoras de visita mediante modelos de inteligencia artificial.

> Parágrafo sobre Datos Sensibles: El Titular reconoce y acepta que el suministro de datos sensibles (voz y rasgos físicos en fotografías) es facultativo y responde exclusivamente al cumplimiento de la labor de registro documental técnico de obra.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades legítimas:

1. Gestión Operativa de Campo: Permitir la captura, estructuración y almacenamiento de bitácoras, listas de verificación, mediciones y hallazgos en obras civiles y proyectos de ingeniería.

2. Generación Automatizada de Documentos: Estructurar informes diarios, semanales, actas de comité y formatos contractuales exigidos por las entidades contratantes.

3. Transcripción y Procesamiento Asistido por IA: Procesar notas de voz y fotografías mediante APIs de modelos de lenguaje para facilitar el dictado en campo.

4. Control de Acceso y Seguridad: Autenticación en el Panel Web, prevención de accesos no autorizados y registro de auditoría de modificaciones.

5. Facturación y Cobro: Procesar suscripciones y renovaciones a través de pasarelas de pago certificadas (ej. Wompi).

6. Cumplimiento Legal: Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas colombianas.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.

3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

6.1. Consultas

• El Titular o sus causahabientes podrán remitir su consulta al correo protecciondatos@[tudominio].com.
• Término de respuesta: Máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible responder en dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y fijando un nuevo término de máximo cinco (5) días hábiles adicionales.

6.2. Reclamos (Corrección, Actualización, Supresión o Revocatoria)

• El Titular deberá presentar comunicación indicando: (i) Identificación del Titular, (ii) Descripción clara de los hechos, (iii) Dirección de notificación, y (iv) Documentos soporte.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane.
• Término de respuesta: Máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción del reclamo completo.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El Responsable implementa estándares técnicos para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información:

• Contraseñas almacenadas mediante algoritmos criptográficos robustos de derivación de claves (scrypt).
• Sesiones web firmadas criptográficamente con tokens HMAC-SHA256, directiva HttpOnly y revocación centralizada en servidor.
• Mecanismos de protección contra ataques de fuerza bruta con persistencia de bloqueos.
• Respaldos diarios comprimidos y cifrados con opción de replicación externa segura.
• Aislamiento lógico de datos entre empresas suscriptoras (multi-tenant).

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Para la prestación de servicios de inteligencia artificial (transcripción de audio y síntesis de texto), los datos estrictamente necesarios son transmitidos a proveedores de infraestructura tecnológica en la nube (ej. Anthropic, Google Cloud, AWS) bajo acuerdos que garantizan estándares adecuados de protección de datos conforme a la regulación de la SIC.

9. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán durante la vigencia de la relación contractual más el término legal necesario para atender obligaciones contractuales, tributarias y de responsabilidad civil (mínimo 5 a 10 años conforme al Código de Comercio y normas de infraestructura colombianas).